Heizkostenabrechnungen prüfen: So erkennen Sie teure Fehler

Bitte beachten Sie: Die Daten des Heizkostenspiegels repräsentieren nicht den aktuellen Stand bei den Energiekosten, sondern den des vorangegangenen Jahres.

Hilfsmaßnahmen des Staates in der Energiekrise

Der Gesetzgeber hatte während der Energiekrise neben weiteren Maßnahmen die Soforthilfe Dezember und die Wärme- und Gaspreisbremse beschlossen. Beide haben hohe Relevanz für Heizkostenabrechnungen, weshalb wir die Auswirkungen im Folgenden darlegen.

• Dezember-Soforthilfe
  Im Rahmen der Dezember-Soforthilfe wurden Versorger mit Gas und Fernwärme verpflichtet, für den Monat Dezember 2022 auf Abschlagszahlungen zu verzichten. In einem 2. Schritt wurden im Rahmen der Abrechnungen der Energieversorger die genauen Entlastungen ermittelt. Bei Mieter:innen kam diese Entlastung demnach erst mit der jährlichen Heizkostenabrechnung des Vermieters oder der Vermieterin, die den Dezember 2022 umfassten, an - in den meisten Fällen also im Laufe des Jahres 2023.
• Wärme- und Gaspreisbremse
  Die Preisbremsen für Wärme und Gas galten für das Kalenderjahr 2023. Mit den Preisbremsen begrenzt der Staat für einen Teil des Energieverbrauchs die Preise. Vermieter:innen mussten die Entlastung durch die Wärme- und Gaspreisbremse an ihre Mieter:innen weitergeben, und zwar im Rahmen der Betriebskostenabrechnung.
  
  In den Heiz- und Warmwasserkostenabrechnungen, die 2023 betreffen, sollte kenntlich gemacht sein, dass die Hilfeleistungen des Staates berücksichtigt wurden. Rechnerisch nachvollziehen kann man die Berücksichtigung allerdings nur, wenn man zusätzlich Einsicht in die Rechnungsunterlagen des Energieversorgers nimmt. Das Einsichtsrecht sollte daher regelmäßig in Anspruch genommen werden, um diesen Punkt zu überprüfen.
  
  In Ihrer Heiz- und Betriebskostenabrechnung sind die Preisbremsen nicht ausgewiesen? Dieser Musterbrief hilft Ihnen dabei, dagegen Widerspruch einzulegen.

Regelungen der novellierten Heizkostenverordnung

Mit Inkrafttreten der novellierten Heizkostenverordnung zum 1. Dezember 2021 wurden Umrüst-, Nachrüst- und Informationspflichten eingeführt. Falls eine Vermieterin oder ein Vermieter gegen die neuen Vorgaben verstoßen hat, kann ein Kürzungsrecht für die Mieterin oder den Mieter bestehen. Die Heizkostenverordnung gilt nicht für von Vermieter:innen selbst bewohnte Zweifamilienhäuser.

Heizkostenabrechnung soll Energiekonsum nachvollziehbar machen

Vermieter:innen sind gesetzlich dazu verpflichtet, Ihnen eine Heizkostenabrechnung zu erstellen, die sich nach Ihrem tatsächlichen Verbrauch richtet. Diese Regelung soll den eigenen Energiekonsum nachvollziehbar machen und so zum sparsamen Verbrauch anregen.

Werden diese Regelungen jedoch nicht konsequent umgesetzt, weil etwa ein Vermieter oder eine Vermieterin die Gesamtkosten einfach pauschal nach der Wohnfläche verteilt oder etwa für leerstehende Wohnungen im Gebäude alle anderen Mieter zahlen lässt, können diese sich dagegen wehren.

1. Fernablesung
   Fernablesbare Messgeräte zur Erfassung des Heiz- und Warmwasserenergieverbrauchs bei Heizkostenabrechnungen werden mehr und mehr zum Standard. So müssen Heizkostenverteiler und Zähler, die nach dem 1. Dezember 2021 installiert werden, auch digital aus der Ferne ablesbar sein. Sie dürfen inzwischen nur verbaut werden, wenn sie sicher an ein Smart-Meter-Gateway angebunden werden können.
   In Betrieb befindliche Messgeräte müssen in der Regel bis Ende 2026 nachgerüstet oder ersetzt werden. Hiervon kann nur in Ausnahmefällen abgewichen werden.
2. Informationspflichten
   Neu eingeführt wurden auch Informationspflichten, damit Mieter:innen und Nutzer:innen ihren Heiz- und Warmwasserverbrauch besser im Blick behalten können. Seit Januar 2022 müssen monatliche Abrechnungs- oder Verbrauchsinformationen für Wohneinheiten, in denen bereits fernablesbare Messgeräte installiert sind, auf Wunsch der Mietenden bereitgestellt werden. Mindestangaben in diesen Mitteilungen sind der Verbrauch im letzten Monat in Kilowattstunden und ein Vergleich dieses Verbrauchs mit dem Verbrauch des Vormonats und dem des entsprechenden Monats im Vorjahr. Außerdem müssen die Jahresabrechnungen Informationen zum Brennstoffmix und einen Vergleich des aktuellen Energieverbrauchs mit dem Vorjahresverbrauch enthalten.
   Die damit zusammenhängenden Kosten werden in den meisten Fällen auf die Mieter:innen und Nutzer:innen umgelegt werden.
3. Kürzungsrecht
   Für den Fall, dass die neuen Vorgaben nicht eingehalten werden, kann ein Kürzungsrecht in Höhe von 3 Prozent bestehen. Bei mehreren Pflichtverstößen können sich die Kürzungsrechte summieren.

Heizkostenabrechnung prüfen: Darauf sollten Sie achten

Haben Sie den Verdacht, dass Ihre Heizkostenabrechnung fehlerhaft ist? Dann kann sich ein genauerer Blick lohnen. Wir haben die wichtigsten Punkte für eine erste Prüfung der eigenen Heizkostenabrechnung zusammengestellt. Das kann Ihnen Anhaltspunkte dafür geben, ob die Heizkosten korrekt berechnet worden sind. Eine tiefer gehende Prüfung ist jedoch komplex und kann juristische Kenntnisse voraussetzen. Wenn Sie also sicher wissen möchten, ob Ihre Heizkostenabrechnung richtig ist, lassen Sie sich von einer unabhängigen Stelle beraten – zum Beispiel in der Verbraucherzentrale oder bei einem Mieterverein.

• Vergleichswerte
  Heben Sie Ihre jährlichen Heizkostenabrechnungen immer gut auf, denn sie sind ein wichtiger Anhaltspunkt, um neue Ablesewerte vergleichen zu können. Weichen Ihre Kosten für Heizung und Warmwasser trotz gleichbleibender Nutzung stark von Vorjahreswerten ab? Dann kann sich eine fachkundige Prüfung Ihrer Heizkostenabrechnung durch eine Expertin oder einen Experten lohnen.
• Abrechnungszeitraum
  In jeder Abrechnung muss der Zeitraum angegeben sein, für den sie gilt. Dieser sollte in der Regel ein Jahr betragen und nahtlos an Ihre vorige Abrechnung anschließen. Prüfen Sie deswegen, ob auf Ihrer Heizkostenabrechnung der richtige Zeitraum abgerechnet wurde. Wer umgezogen ist, hat natürlich in der neuen Wohnung nur ab dem Tag des Einzugs und in der alten Wohnung nur bis zum Auszug zu bezahlen. Achten Sie also nach Umzügen besonders auf die berücksichtigten Stichtage!
  Bei einem Wohnungswechsel ist es zudem empfehlenswert, die Zählerstände abzulesen und zu fotografieren sowie diese Daten aufzubewahren. Das wird zwar in vielen Fällen im Rahmen von Wohnungsübergabeprotokollen ohnehin gemacht, jedoch nicht in jedem Fall.
• Abrechnungsfrist
  Nach Ende der Abrechnungsperiode hat Ihr Vermieter grundsätzlich 12 Monate Zeit, um Ihre Heizkosten abzurechnen. Sehen Sie nach, ob die Frist eingehalten wurde und die Abrechnung pünktlich kam. – Gegebenenfalls müssen Sie nicht zahlen. Das ist aber juristisch genau zu prüfen.
• Vorauszahlungen
  Meist zahlen Sie über das Jahr verteilt mit den monatlichen Nebenkosten schon im Voraus für die Heizkosten. Mit der Jahresabrechnung wird dann geprüft, wie viel Sie nachzahlen oder zurückbekommen. Kontrollieren Sie darum, ob Ihre geleisteten Vorauszahlungen korrekt berücksichtigt wurden.
• Energiekosten
  Auf der Abrechnung müssen Sie Angaben zu den Kosten für den Brennstoffkauf, etwa für Öl, Gas oder Fernwärme, sowie zu den sogenannten Heiznebenkosten finden. Diese müssen einzeln aufgeführt sein, zum Beispiel für den Schornsteinfeger oder für Wartungskosten der Heizung. Nicht berechnet werden dürfen Ihnen hingegen Reparaturkosten – diese muss Ihr Vermieter tragen. Kontrollieren Sie die aufgeführten Brennstoffkosten, Betriebsstrom und Heiznebenkosten auf Ihrer Heizkostenabrechnung durch die Prüfung der Belege. Lassen Sie sich diese Belege idealerweise zeigen.
• Energiebezugskosten
  Überprüfen Sie, ob die berechneten Energiekosten sich grob an den folgenden Preisrichtlinien von 2021 orientieren:
  Erdgas: 10 bis 14 Cent pro Kilowattstunde
  Heizöl: 120 bis 150 Cent pro Liter
  Fernwärme: 90 bis 150 Euro pro Megawattstunde
  Flüssiggas: 80 bis 120 Cent pro Liter
• Bestände
  Zu Beginn und am Ende eines Abrechnungszeitraums gibt es bei sogenannten "nicht leitungsgebundenen Energieträgern" (z.B. Heizöl oder Flüssiggas) in der Regel einen Restbestand – und den lohnt es auf Ihrer Heizkostenabrechnung zu überprüfen. Denn ein häufiger Fehler ist die Angabe des Bestands von jeweils 0 Litern. Es ist aber sehr unwahrscheinlich, dass der Tank im Keller nach einer Heizsaison komplett leer ist. Kontrollieren Sie deswegen, ob die Werte für Anfangs- und Restbestand bei Heizöl und Flüssiggas plausibel sind. Beachten Sie: Der Anfangsstand sollte in der Regel der Endstand aus der Vorjahresrechnung sein.
• Kosten für lagerfähige Brennstoffe
  Haben verschiedene Brennstoff-Lieferungen unterschiedliche Preise (pro Liter), darf für die Kostenberechnung nicht einfach ein Durchschnittswert gebildet werden. Hier gilt das sogenannte "First in – first out"-Prinzip. Das bedeutet, dass beispielsweise das Heizöl auch in der Reihenfolge seiner Anlieferung verbraucht und berechnet werden soll. War die erste Lieferung eines Jahres also besonders günstig, muss Ihnen zunächst dieser niedrige Preis berechnet werden. Es kann gut sein, dass die hohen Kosten späterer Einkäufe erst im folgenden Jahr auf Sie zukommen. Das "First in – first out"-Prinzip gilt auch für andere nicht leistungsgebundene Energieträger wie Flüssiggas und Pellets.
• Verteilerschlüssel
  Der Verteilerschlüssel bestimmt, wie Energiekosten auf die einzelnen Wohneinheiten umgelegt werden. Sie finden den vereinbarten Umlageschlüssel in der Regel in Ihrem Mietvertrag. Die Abrechnung nach Quadratmetern darf nur maximal 50 Prozent (minimal 30 Prozent) der Gesamtheizkosten ausmachen. Ihre Verbrauchskosten können entsprechend mit 50 bis 70 Prozent zu Buche schlagen. Prüfen Sie also, ob die Heizkosten auf Ihrer Abrechnung richtig verteilt wurden.
  Zudem darf der Verteilerschlüssel jeweils nur zu Beginn einer neuen Abrechnungsperiode geändert werden – und das nur, wenn Sie vorab von Ihrer Vermieterin bzw. Ihrem Vermieter über die Anpassung informiert werden. Prüfen Sie deswegen nach, ob der Verteilerschlüssel dem des Vorjahres entspricht.
• Leerstand
  Stehen Wohneinheiten im Abrechnungszeitraum leer, dürfen Vermieter:innen diese anteiligen Kosten nicht auf andere Mieter:innen abwälzen. Vergleichen Sie die Quadratmeter-Angaben, die dürfen sich zum Vorjahr nicht ändern.

Fehlerhafte Heizkostenabrechnung: rechtzeitig Widerspruch einlegen

Fehlerhafte Heizkostenabrechnungen müssen Sie nicht einfach hinnehmen. Sie haben das Recht, die Rechnungen und Belege, auf denen Ihre Abrechnung basiert, einzusehen und zu überprüfen. Ist Ihre Heizkostenabrechnung fehlerhaft, sollten Sie Widerspruch einlegen. Dabei helfen Ihnen der Musterbrief für den preisgebundenen Wohnraum oder für den preisfreien Wohnraum sowie die Berater:innen der Verbraucherzentrale in Ihrer Nähe oder des Deutschen Mieterbundes.

Ihre Wohnung ist preisgebundener Wohnraum, wenn sie mit öffentlichen Mitteln - früher im Rahmen des Sozialen Wohnungsbaus - errichtet wurde. Diese Information erhalten Sie in Ihrem Mietvertrag. Im Zweifel fragen Sie die Berater:innen der Verbraucherzentrale.

Wichtig: Nachdem Sie Ihre Nebenkostenabrechnung, inklusive der Heizungsabrechnung, erhalten haben, können Sie innerhalb von 12 Monaten Widerspruch einlegen. Damit Sie den Widerspruch nachweisen können, sollten Sie ihn entweder per Fax mit einem Sendebericht oder mittels Einwurfeinschreiben versenden. Nach Ablauf der Frist ist in der Regel kein Widerspruch möglich.

Die Begleichung der in Rechnung gestellten Summe verlangen Vermieter:innen aber meist bereits innerhalb eines Monats. Wenn Sie die Nachzahlung aus der Abrechnung trotz Widerspruch bezahlen wollen, sollten Sie bei der Überweisung im Verwendungszweck "Unter Vorbehalt der Rückforderung" aufnehmen.

Habe ich ein Recht darauf, Belege für meine Heizkostenrechnung einzusehen?

Ist Ihre Heizkostenabrechnung in sich nicht plausibel oder nicht verständlich, bitten Sie Ihre Hausverwaltung oder direkt den Vermieter um Belege. Diese können Sie sich zumailen lassen, sofern Sie eine E-Mail-Adresse haben und der Vermieter dies mitmacht.

Gut zu wissen: Der Vermieter kann die Übersendung auch davon abhängig machen, dass Kopierkosten anfallen und diese übernommen werden.. Sie haben grundsätzlich keinen Anspruch darauf, dass er Ihnen die Belege per E-Mail oder Post zuschickt. Als Mieter:in müssen Sie versichern, dass Sie die Kosten für die  Kopien übernehmen. Gehen Sie von Kosten von 25 bis 50 Cent pro kopierte Seite aus.

Die Belege zu den einzelnen Kostenarten und  Kostenblöcken sollten zusammengefasst und jeweils mit einem Deckblatt versehen sein, auf dem Sie die Gesamtsumme und die Einzelbeträge der Belege sehen können.

Ist eine Zusendung nicht möglich, bitten Sie um einen Termin, wann Sie die Dokumente einsehen können. Nach einem Urteil des Landgerichts Berlin vom 14. Juni 2019 (Az. 63 S 255/18) müssen Sie sich als Mieter:in selbst um diesen Termin kümmern. Nennen Sie dabei mindestens zwei Termine mit Tag und Uhrzeit und setzen Sie dem Vermieter eine Frist von 14 Tagen, innerhalb der er den Termin bestätigen soll.

In Einzelfällen können Sie vom Vermieter oder der Hausverwaltung auch verlangen, dass sie Ihnen die Belege zuschicken. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn Sie in eine andere Stadt gezogen, Ihre Ansprechpartner aufgrund dessen zu weit entfernt sind und man Ihnen nicht zumuten kann, persönlich zu erscheinen, um die Belege zu sichten.   

Übrigens: Wenn Sie in einer Wohnung leben, die mit öffentlichen Mitteln finanziert wurde, sie demnach in preisgebundenem Wohnraum leben, haben Sie nach § 29 Abs. 2 NMV sogar einen Anspruch darauf, dass Ihnen Belege als Kopie gegen Bezahlung der Kopierkosten zugesendet werden.

Suchen Sie anschließend die Energieberatung der Verbraucherzentrale auf. Hier helfen Ihnen die fachkundigen Energieberater bei der Überprüfung Ihrer Unterlagen oder beim Verfassen eines individuellen Schreibens. Bitte reichen Sie dazu die Belege leserlich vorher ein, so dass die Verbraucherzentralen sie vor der Beratung prüfen können.

Hinweispflicht für Messdienste

Um fehlerhafte Heizkostenabrechnungen in Zukunft zu minimieren, fordern wir, dass die Bundesregierung zusammen mit Mieter- und Vermieter-Organisationen Qualitätsstandards für die Erstellung von Heizkostenabrechnungen festlegt. Zudem sollten Messdienstunternehmen dazu verpflichtet werden, Eigentümer:innen auf offensichtliche Fehler und fehlende Plausibilität der Daten hinzuweisen.

Energie-Spar-Tipps: So sparen Sie Heizkosten

In vielen Häusern wird Geld regelrecht verfeuert, da die Heizung falsch oder gar nicht eingestellt ist. Wie Sie Ihre Heizung optimieren und mit richtigen Einstellungen Heizkosten sparen können, erfahren Sie im verlinkten Artikel.