Einschreiben oder E-Mail? Die Vor- und Nachteile verschiedener Schreiben

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Kündigungen, Vertragsänderungen oder andere Rechtfälle bedürfen oft der Schriftform. Wann aber reicht eine kurze E-Mail und wann sollten Sie doch eher ein Einschreiben verschicken? Die Vor- und Nachteile der verschiedenen Arten von Schreiben können Sie hier nachlesen.

Das Wichtigste in Kürze:

  • Die verschiedenen Arten von Schreiben sind rechtlich gesehen nicht alle gleich sicher.
  • Einige Verträge müssen Sie immer noch persönlich abgeben oder per Post versenden.
  • Wir zeigen Ihnen die Vor- und Nachteile der verschiedenen Schreiben.
Brief im Briefkasten
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Die Kündigung des Mobilfunkvertrages oder des Arbeitsvertrages? Beides sind zwar Kündigungen, in ihrer Form und Wichtigkeit unterscheiden sie sich aber deutlich.  Während ein Mobilfunkvertrag mittlerweile unproblematisch auch per E-Mail oder im Portal gekündigt werden kann, müssen Sie einen Arbeitsvertrag immer noch auf Papier kündigen. Wann die Schriftform erforderlich ist, wann die Textform – z.B. eine E-Mail – ausreicht und welche Versandart Sie für Ihr Anschreiben verwenden können, erfahren Sie hier.

 

Wann benötigt ein Schreiben die Schriftform?

Für manche Arten von Dokumenten schreibt der Gesetzgeber die Schriftform vor. In diesen Fällen müssen Sie diese eigenhändig und auf Papier unterschreiben. Möchten Sie die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform durch eine elektronische Form ersetzen, müssen Sie das elektronische Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen.

Wichtig: Sofern durch Gesetz die Schriftform vorgeschrieben ist, ist eine Erklärung, die nicht in Schriftform abgegeben wird, nichtig. Das heißt sie entfaltet nicht die gewünschte Rechtswirkung.

Bei folgenden Dokumenten müssen Sie beispielsweise die Schriftform verwenden:

  • Widerspruch gegen eine Kündigung
  • Kündigung des Arbeitsverhältnisses
  • Patientenverfügung
  • Wohn- und Betreuungsvertrag
  • Befristungen in Arbeitsverträgen

Erkundigen Sie sich am besten bevor Sie ein wichtiges Dokument abschicken, ob Sie die Schriftform verwenden müssen. Eine kleine Entscheidungshilfe finden Sie hier:
 

Der normale Brief: einfach aber nicht ganz so sicher

Für welche Art von Schreiben? Nicht dringliche Vertragsangelegenheiten. Für die meisten Anliegen, die in Schriftform kommuniziert werden müssen, ist ein Standardbrief immer noch ausreichend.

Vorteile

  • Wenn Sie schon einen Umschlag zu Hause haben, können Sie den Standardbrief einfach in den nächsten Briefkasten werfen.
  • Kann auch per App frankiert werden.

Nachteile

  • Kein Nachweis über den Versand
  • Keine Empfangsbestätigung

 

Die E-Mail: digital und schnell

Für welche Art von Schreiben? Vertragsangelegenheiten, für die Sie eine Versandbestätigung brauchen. Beispielsweise: Kündigung eines Mobilfunkvertrages oder einer Mitgliedschaft.

Vorteile

  • Sie brauchen keinen Drucker. In der Regel reicht sogar das Smartphone mit einem geeigneten E-Mail-Programm.
  • Sie können Ihre Schreiben - egal wo Sie sind - verschicken.
  • Sie bekommen eine Sendebestätigung – die gesendete E-Mail in Ihrem Postfach.
  • Bei manchen E-Mail-Accounts können Sie auch eine Lesebestätigung anfordern.
  • Sollte die Mail nicht zugestellt werden, bekommen Sie dazu eine Benachrichtigung.

Nachteile

  • Sie bekommen in der Regel keine Empfangsbestätigung.
  • Sollten Sie falsche Empfänger:innen gewählt haben, könnte es sein, dass Ihre Mail nicht ordentlich zugestellt wird und stattdessen im Papierkorb landet.
  • Ohne Betreff landen E-Mails häufig im SPAM-Ordner.
  • Achten Sie besonders bei wichtigen Anliegen darauf, wie Sie sich identifizieren. Sonst könnte Ihr Schreiben nicht richtig zugeordnet werden.

 

Das Einschreiben: fünf verschiedene Optionen

Für welche Art von Schreiben? Kündigung des Arbeitsvertrages oder des Mietvertrages.

Das Einschreiben bietet Ihnen die meiste Sicherheit. Allerdings haben Sie gleich fünf verschiedene Arten von Einschreiben zur Auswahl. Immer gilt: Bewahren Sie den Beleg, den Sie erhalten, gut auf.

1. Standard

Das Schreiben wird Empfänger:innen, Bevollmächtigten oder Empfangsberechtigten persönlich gegeben. Diese müssen den Empfang mit einer Unterschrift bestätigen.

Vorteile

  • Sie bekommen eine Empfangsbestätigung, die Sie im Rechtsfall vorlegen können.

Nachteile

  • Das Schreiben kann auch von einer „empfangsberechtigten“ Person entgegengenommen werden. Das könnte beispielsweise ein Ehepartner sein.
  • Sind weder Empfänger:innen noch Empfangsberechtigte erreichbar, wird das Einschreiben nicht zugestellt und Fristen können verstreichen.

2. Einwurf

Bei der Zustellung wird nur dokumentiert, dass das Schreiben in den Briefkasten der Empfänger:innen gelegt wurde.

Vorteile

  • Im Vergleich das günstigste Einschreiben
  • Rechtlich sicherer als ein Standardbrief
  • Ein Einwurfeinschreiben wird in jedem Fall zugestellt – egal ob die Empfangsberechtigten anzutreffen sind.

Nachteile

  • Der Empfang wird nicht bestätigt.
  • Sind die Empfänger:innen etwa nicht zu Hause, erfahren Sie dies unter Umständen nicht und Ihr Einschreiben liegt ungelesen im Briefkasten.

3. Eigenhändig

Das Schreiben wird nur den Empfänger:innen oder einer schriftlich bevollmächtigten Person übergeben. Diese muss den Empfang mit einer Unterschrift bestätigen.

Vorteile

  • Sie bekommen eine Bestätigung darüber, dass die richtige Person, das Schreiben erhalten hat.

Nachteile

  • Sind die Empfänger:innen nicht zu Hause, kann sich die Zustellung verzögern oder sogar verhindert werden.

4. Rückschein

Bei einem Rückschein bekommen Sie nach der Zustellung einen Schein mit der Unterschrift der Empfänger:innen und dem Zustelldatum zugeschickt.

Vorteile

  • Sie bekommen einen Beleg mit der originalen Unterschrift der Empfänger:innen.

Nachteile

  • Sind die Empfänger:innen nicht zu Hause, kann sich die Zustellung verzögern oder sogar verhindert werden.

5. Wertgegenstände

Die Inhalte des Schreibens sind bis zu einem höheren Wert abgesichert.

Vorteile

  • Höhere Haftung: bei Gegenständen bis zu 500 Euro, bei Bargeld bis zu 100 Euro

Nachteile

  • Ein höherer Wert ist nicht abgesichert.

 

Das Fax: Alte Technologie, aber rechtlich sicher

Für welche Art von Schreiben? Vertragsangelegenheiten für die Sie eine Versandbestätigung brauchen. Beispielsweise: Kündigung eines Mobilfunkvertrages oder einer Mitgliedschaft.

Auch wenn das Fax immer seltener verwendet wird, kann es immer noch eine Option sein, um schnell ein Schreiben zu versenden. Allerdings müssen Sie auch hier darauf achten, ob der Empfang bestätigt wird.

  • Beim Standard-Fax erhalten Sie zwar einen Bericht darüber, dass die Verbindung zum Empfangsgerät aufgebaut wurde, können aber nicht nachweisen, dass auch das richtige Dokument übermittelt wurde.
  • Mit einem qualifizierten Sendungsbericht wird zusammen mit der Bestätigung, dass die Verbindung hergestellt wurde, auch die erste Seite des gesendeten Dokuments mitgeschickt.

Vorteile

  • Sowohl Sie als auch die Empfänger:innen haben die Dokumente sofort in Papierform.
  • In der Regel ist die Übertragung schnell.
  • Mit einem qualifizierten Sendebericht haben Sie einen Beweis dafür, dass Sie das Schreiben verschickt haben.

Nachteile

  • Nicht alle Betriebe akzeptieren heute noch ein Fax.
  • Das Faxgerät der Empfänger:innen muss eingeschaltet und empfangsbereit sein. Sonst können Sie das Fax nicht versenden.

 

Besuch vor Ort: Schnelle Reaktion, rechtliche Sicherheit nur mit Bestätigung

Für welche Art von Schreiben? Nicht dringliche Vertragsangelegenheiten bei denen aus Ihrer Sicht noch Klärungsbedarf besteht.

Auch im Geschäft vor Ort können Sie viele Vertragsangelegenheiten klären. Auch mündliche Vereinbarungen sind immer noch rechtlich bindend. Im Rechtsfall haben Sie hier aber natürlich nicht sehr viel in der Hand.

Vorteile

  • Sie bekommen sofort eine Reaktion.
  • Sie können etwaige Fragen klären.
  • Sie können sich den Empfang auch vor Ort schriftlich bestätigen lassen oder eine bezeugende Person zu dem Gespräch mitnehmen.

Nachteile

  • Sie haben keine schriftliche Bestätigung, bzw. müssen diese im Nachgang anfordern oder verfassen.

 

Zustellung per Bote oder Gerichtsvollzugsperson

Für welche Art von Schreiben? Wichtige Schreiben, deren Zustellung Sie belegen müssen.

Besonders wichtige Schreiben können Sie auch zustellen lassen. Dafür können Sie eine Botschaft überbringende Person oder Gerichtsvollzugspersonen beauftragen.

Botschaft überbringende Person

Vorteile

  • Sie können das Schreiben von der Botschaft überbringenden Person auch lesen lassen. Diese kann dann sowohl den Inhalt als auch die Zustellung bezeugen.

Nachteile

  • Sie können diese Art der Zustellung realistisch nur innerhalb der eigenen Ortschaft nutzen.
  • Bei großen Firmen könnte es für die Beauftragten schwierig sein, die richtigen Empfänger:innen ausfindig zu machen.

Gerichtsvollzugsperson

Vorteile

  • Sie erhalten ein qualifiziertes Zustellungsprotokoll.
  • Eine Gerichtsvollzugsperson zeigt deutlich, dass Sie es mit Ihrem Anliegen ernst meinen.

Nachteile

  • Für die Leistung fallen Gebühren an. Allerdings sind diese meist nicht deutlich höher als die Kosten für ein Einschreiben.
  • Sollten bereits viele Aufträge vorliegen, müssen Sie mit Wartezeiten rechnen.
  • Fristsachen sollten Sie nicht auf diese Art zustellen lassen.

 

Info

So beauftragen Sie eine Gerichtsvollzugsperson mit einer Zustellung

Die Zustellung per Gerichtsvollzugsperson ist nicht sehr üblich und auch etwas umständlicher als der Weg zum nächsten Briefkasten. Sollten Sie eine Gerichtsvollzugsperson beauftragen wollen, können Sie das aber wie folgt tun:

  1. Erkundigen Sie sich beim Amtsgericht am Ort der Person, die die Zustellung erhalten soll, welche Gerichtsvollzugsperson zuständig ist.
  2. Schicken Sie der zuständigen Gerichtsvollzugsperson einen Zustellungsauftrag.
  3. Legen Sie diesem Auftrag das zuzustellende Schreiben in einem offenen nicht verschlossenen Umschlag bei. Die Gerichtsvollzugsperson muss das Schreiben lesen können.
  4. Am besten schicken Sie auch gleich noch eine Kopie mit – sonst muss die Gerichtsvollzugsperson eine Kopie machen und das kostet extra.

Nach der Beauftragung müssen Sie warten. Wenn das Dokument zugestellt wurde, erhalten Sie dann das Zustellungsprotokoll.

Dieser Inhalt wurde von der Gemeinschaftsredaktion in Zusammenarbeit mit den Verbraucherzentralen Baden-Württemberg und Bremen für das Netzwerk der Verbraucherzentralen in Deutschland erstellt.